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  • 经济学院学生会执行秘书制度
    (发布时间:2013-10-10)
        第一章    总   则
        第一条    为完善经济学院学生会内部管理,促进经济学院学生会各部门协调高效运转,了解工作中的得失,激发学生会成员的工作热情,根据《南京财经大学经济学院学生会章程》,结合经济学院学生会工作的实际情况,特制定本制度。
        第二条  南京财经大学经济学院学生会执行秘书工作由主席团直接领导,由秘书处负责执行,各部门须积极配合,坚持实事求是、民主公开的原则。
        第三条  秘书处每学年将根据本制度并结合各部门实际情况制定《南京财经大学经济学院学生会部门考核细则》,由主席团审议通过后执行。各部门须积极配合执行秘书工作的开展。

        第二章    执行秘书职责
        第四条  在每个学期初,秘书处将委派一名秘书处部员到学生会各个部门,作为该部门的执行秘书,履行执行秘书职责。执行秘书考核周期为一个学期,一位执行秘书不得担任同一部门执行秘书两次。
        第五条  执行秘书主要有四个职责:部门例会旁听、活动资料归档、部门活动参与、部门常规考核。
        一、部门例会旁听:
        (一)执行秘书需对各个部门每一次例会都进行例会旁听,事先与所在部门部长联系,了解各部门开会时间及地点,会中认真记录。
        (二)执行秘书在例会结束后一周内需将该部门的情况以电子稿的形式拟写成一份报告上交至秘书处存档。旁听报告内容主要包括:出勤情况、会场纪律、会议内容、会议总评,执行秘书要如实记录会议情况,并站在一个宏观角度看待一个部门的运转情况,对于部门存在优势和问题均如实反映在报告中,同时提出自己对于问题的看法以及解决办法。
        二、活动资料归档:
        (一)执行秘书负责收集活动负责大型部门活动全程资料(活动全程资料包括活动策划、活动通知、活动总结以及各种图片、影音资料等),制成活动资料汇编,经秘书长审核后归档妥善保管。
        (二)每学期结束前由执行秘书再次收集自己所在部门的工作档案,整理归档妥善保管。
        三、部门活动参与:
        在一学期中,执行秘书需对各部门的某一项活动进行全程跟踪,从活动策划到组织完成,需以该部门的一员的身份全程参与到这次活动之中,并在活动结束后完成执行秘书部门活动参与反馈报告,以执行秘书的身份客观如实地反应活动情况及活动组织过程中存在的问题,提出解决方案并对该部门进行积极、深入的思考。
        四、部门常规考核:
        (一)执行秘书每学期期末对所负责部门进行部门考核,部门考核结果由秘书处整理、存档,同时做为学年末评选优秀部门和换届选举考查的依据。在考核结果工公示之前,执行秘书需对考核结果严格保密。执行秘书需在部门考核完成后一周内上交考评报告,内容可以包括部门对待考评的态度及考评氛围、执行秘书在考评过程所遇到的问题以及解决方案、执行秘书对考评制度的修改建议等相关内容。
        (二)部门考核成绩经主席团审阅通过后将在学生会范围内公示。在考核成绩公示一周内,若有对考核成绩有异议者,应及时向秘书处反应情况,若考核成绩经证实确实有误,则应上报主席团,并重新公示。
        (三)执行秘书同时负责相关人事考核资料的采集,协助组织部做好人事考核工作。

        第三章   执行秘书反馈
        第六条  执行秘书的反馈工作分为执行秘书对主席团的反馈、执行秘书对部门的反馈以及执行秘书之间的反馈。
        第七条 秘书处每月及时将部门旁听报告上交主席团。
        第八条  执行秘书应积极与其所负责的部门进行沟通交流,及时将其所发现的部门优点与问题向相关人员反映并针对问题向其建议适当的方法以解决。
        第九条  每次考核周期结束后,各部门的执行秘书对在各部门所发现的可借鉴的工作方法与思想、问题等内容进行交流与总结,实现相关资源共享化。  
        第十条  每次考核周期结束后,各部门代表需对本部门执行秘书在这一考核周期内的工作进行评价,作为执行秘书工作考核的标准。

        第四章    附   则
        第十一条  本制度由经济学院学生会秘书处负责解释。
        第十二条  本制度自颁布即日起正式实施。